Головбух: Бюджет

Допоки установа має зберігати лікарняні

981
До установи навідалися перевіряльники ФСС з ТВП. Мета їх візиту — перевірити правомірність цільового використання коштів цього фонду. Головний бухгалтер не зміг надати лікарняні листки за попередні роки, оскільки працює в установі не більше року і має в розпорядженні документи лише за поточний рік. Скільки часу слід зберігати лікарняні листки і до яких наслідків може призвести їх відсутність?

Значну частину коштів Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — ФСС з ТВП) витрачає на фінансування допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги по вагітності та пологах застрахованим особам.

Органам ФСС з ТВП надано право контролювати правомірне і цільове використання страхових коштів. Ревізори ФСС з ТВП перевіряють підтвердні документи за звітні періоди не тільки поточного, а й попередніх років, за які не проводили перевірки. Причому перевірку можуть проводити більше ніж за три роки, що передбачено спеціальним законодавством.

Допомогу з тимчасової непрацездатності та по вагітності та пологах установа нараховує на підставі листка непрацездатності (далі — лікарняний лист). Ревізори ФСС з ТВП ретельно перевіряють не лише розрахунки цих видів допомоги, а й порядок заповнення лікарняних листків.

Тому керівник установи та головний бухгалтер мають забезпечити збереження документів, які підлягають перевірці, зокрема і лікарняних листків.

Порядок зберігання документів

Установа має самостійно забезпечувати належне зберігання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку протягом встановленого законодавством терміну (п. 7 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIVдалі — Закон про бухоблік).

Порядок зберігання таких документів, звітних регістрів, бухгалтерської звітності установи незалежно від форми власності визначено в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення № 88).

Первинні документи та облікові регістри, які пройшли обробку, бухгалтерські звіти, а також баланси до передачі їх в архів установи мають зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером (п. 6.2 Положення № 88).

Відповідно до наказу МОЗ «Про забезпечення бланками листків непрацездатності» від 15.04.2005 № 162 листки непрацездатності мають зберігатись як бланки суворої звітності.

Бланки суворої звітності мають зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Головний бухгалтер установи має забезпечити зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, бухгалтерських звітів та балансів, а також вчасне їх оформлення та передачу до архіву (п. 6.7 Положення № 88).

Відповідальність за збереження первинних документів, регістрів та звітності впродовж встановленого терміну, але не менше трьох років, покладається також і на керівника установи (п. 3 ст. 8 Закону про бухоблік).

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії та з архіву установи працівникам інших структурних підрозділів може провадитися лише за рішенням головного бухгалтера.

Строк зберігання лікарняних

Строк зберігання ділової документації визначено в Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік).

Пункт 336 Переліку визначає, що первинні документи і додатки до них, які фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах, зберігаються три роки, але з приміткою «за умови завершення перевірки». У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення».

Оскільки відповідно до пункту 1 статті 31 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-ХІV (далі — Закон № 1105) підставою для виплати допомоги та використання коштів ФСС з ТВП є оформлений належним чином листок непрацездатності, тому зберігати їх слід до проведення перевірки за коштами ФСС з ТВП.

Також у пункті 739 Переліку передбачено ведення Журналу реєстрації листків непрацездатності. Термін його зберігання — три роки після закінчення журналу.

Втрата лікарняного

Якщо в установі так склались обставини, що листок непрацездатності з певних причин було пошкоджено або загублено після оплати, то відповідно до пункту 6.10 Положення № 88 керівник установи має:

  • письмово повідомити про пошкодження первинних документів, облікових регістрів і звітів правоохоронні органи;
  • наказом призначити комісію для встановлення переліку зіпсованих документів та розслідування причин їх знищення.

З метою відновлення первинної документації, загубленої в результаті форс-мажорних обставин, необхідно отримати офіційні довідки відповідних органів про настання таких обставин, звернутися із заявою до територіального відділення ФСС з ТВП з проханням надати копії всіх втрачених звітів. До заяви доцільно додати підтвердні документи, зокрема довідку з органу пожежної чи комунальної служби та акт комісії з переліком втрачених документів із зазначенням причин їх втрати. На цьому наголошує Мінсоцполітики в листі від 03.06.2014 № 5695/0/14-14/18 «Про втрату листка непрацездатності».

Адже згідно з пунктом 1.14 Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженої наказом МОЗ від 13.11.2001 № 455, новий листок непрацездатності з позначкою «дублікат» видають тільки на підставі довідки з місця роботи про те, що за період тимчасової непрацездатності виплата допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю не проводилась. Тож від медичного закладу за відповідно оформленим запитом установа може отримати лише реєстр виданих документів, що засвідчить тимчасову непрацездатність (вагітність і пологи) працівників установи.

На підставі отриманих копій документів установа має відновити оригінали власних вихідних первинних документів; сформувати журнали господарських операцій та регістри бухгалтерського обліку.

Якщо підсумкові обороти у відновлених регістрах збігатимуться з даними, відображеними у звітності за коштами ФСС з ТВП за відповідні звітні періоди, протоколи комісії із соціального страхування про призначення матеріального забезпечення застрахованим особам будуть поновлені, своєчасність виплати (перерахування) матеріального забезпечення застрахованим особам буде підтверджено банківськими виписками та (або) касовими документами, то бухгалтерський облік за коштами ФСС з ТВП можна вважати повністю відновленим, а кошти ФСС з ТВП — використаними за призначенням.

Отже, установа має стежити за своєчасністю призначення матеріального забезпечення застрахованим особам, дотримуватися порядку використання коштів ФСС з ТВП та належно зберігати лікарняні листки, які є підставою для відшкодування таких коштів.

Відповідальність за порушення процедури збереження

За порушення процедури збереження і знищення бухгалтерських документів законодавство передбачає адміністративну та кримінальну відповідальність.

Стаття 921 Кодексу України про адміністративні правопорушення визначає, що недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи у разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від 3 до 7 нмдг (51-119 грн) та попередження або накладення штрафу на посадових осіб — від 5 до 10 нмдг (85-170 грн).

Окрім того, якщо під час проведення перевірки установи органами контролю ФСС з ТВП головний бухгалтер не може надати первинних документів, ревізори не визнають дані установи щодо сум витрат ФСС з ТВП як підтверджені, що тягне за собою відповідні наслідки.

Тож аби під час проведення перевірок запобігти штрафним санкціям з боку ревізорів ФСС з ТВП та невизнанню ними витрачених коштів, зберігайте належним чином листки непрацездатності.



Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!