Головбух: Бюджет

Аналітичний облік асигнувань і видатків: оформляємо правильно

72
Щоб мати повну й достовірну інформацію про використання коштів кожна установа зобов’язана вести аналітичний облік асигнувань, касових та фактичних видатків у картках аналітичного обліку. Розглянемо, як заповнити ці картки без помилок.

Аналітичний облік асигнувань, касових та фактичних видатків дає змогу вчасно проаналізувати стан виконання кошторису. Адже стаття 48 Бюджетного кодексу України (БК) установлює, що розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов’язання та здійснюють платежі тільки в межах бюджетних асигнувань, встановлених кошторисами.

Ведуть аналітичний облік асигнувань, касових та фактичних видатків у картках аналітичного обліку, форми та порядок заповнення яких встановлено наказом Державного казначейства України «Про затвердження форм карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ та порядок їх складання» від 06.10.2000 № 100 (далі — Наказ № 100).

Зупинимось детальніше на особливостях заповнення кожної з цих карток.

Аналітичний облік асигнувань

Для аналітичного обліку отриманих асигнувань використовується картка аналітичного обліку отриманих асигнувань. Її заповнюють у розрізі КЕКВ окремо для кожного коду програмної класифікації видатків. Відкривають таку картку на рік. При надходженні коштів зі спеціального фонду бюджету картку ведуть окремо за загальним і спеціальним фондами бюджету.

Зокрема, у рядку «Затверджено кошторисом на рік» проставляють загальну суму затверджених кошторисних призначень на рік. При цьому в процесі виконання кошторису протягом року кошторисні призначення можуть коригуватися. Тобто на підставі довідок про зміни до річного розпису бюджету до кошторису можуть вносити зміни на умовах, передбачених пунктом 47 Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджених постановою КМУ від 28.02.2002 № 228.

Такі довідки затверджуються і виконуються у тому самому порядку, що й кошториси.

Записи про отримані асигнування, що надійшли від вищої установи, здійснюють на підставі виписок органу Казначейства з реєстраційних і спеціальних реєстраційних рахунків. Суми відізваних асигнувань записують зі знаком «–» або чорнилом червоного кольору.

Відповідно до Наказу № 100 після закінчення місяця в картці аналітичного обліку отриманих асигнувань підраховують підсумок таких показників: «усього асигнувань за місяць», «усього асигнувань за рік» та «залишок річних бюджетних призначень». Підписують її виконавець та особа, яка її перевірила.

Тож завдяки аналітичному обліку отриманих асигнувань, бухгалтер має оперативну інформацію про внесені зміни до кошторису, отримані асигнування та залишки річних бюджетних призначень у розрізі кодів економічної класифікації видатків.

Аналітичний облік касових видатків

Контролювати цільове витрачання коштів бюджету відповідно до кошторису допомагає аналітичний облік касових видатків.

Суми із реєстраційного, спеціального реєстраційного, поточного рахунку (як готівкою, так і шляхом безготівкової оплати рахунків) Казначейство проводить лише за наявності в його обліку:

  • зобов’язань бюджетної установи;
  • залишків коштів на її рахунках.

Тож бухгалтеру потрібенаналітичний облік касових видатків. Для цього призначена картка аналітичного обліку касових видатків (за формою, затвердженою Наказом № 100). Її відкривають на один місяць окремо за кожним реєстраційним рахунком та за кожною програмою. А заповнюють — щодня, спираючись на дані виписок Казначейства. Касові видатки відображають у розрізі КЕКВ за загальним та спеціальним фондами.

За кожним видом коштів спеціального фонду складають окремі картки.

Протягом місяця на реєстраційні рахунки установ можуть надходити кошти на відновлення касових видатків (за особисті телефонні розмови працівників, спожиті орендарями комунальні послуги, помилково зараховані кошти тощо). Такі кошти записують на зворотній стороні картки, і зменшують суму касових видатків поточного місяця.Далі підраховують підсумки показників за місяць та з початку року за мінусом відновлених сум.

Картка має бути підписана виконавцем та особою, яка її перевірила.

Як бачимо, аналітичний облік касових видатків забезпечує бухгалтера інформацією про касове виконання кошторису та дає можливість отримати фактичні дані щодо залишків невикористаних асигнувань на кожну конкретну дату.

Аналітичний облік фактичних видатків

Фактичними видатками вважають видатки установи, оформлені відповідними первинними документами, здійснені за рахунок відповідного фонду бюджету, а також нараховані, але не сплачені. Прикладами фактичних видатків є  нарахована заробітна плата працівникам, витрати на продукти харчування та інші аналогічні операції, проведені протягом бюджетного періоду, за якими установа повинна провести платежі в цьому або майбутньому періоді.

До первинних документів, що підтверджують фактичні видатки, належать: видаткові документи щодо запасів (видаткові накладні), первинна документація з  нарахування заробітної плати (розрахунково-платіжні відомості), звіти про використання коштів, наданих на відрядження, акти прийняття виконаних робіт тощо.

Аналітичний облік фактичних видатків проводять за кожним кодом програмної та функціональної класифікації видатків у розрізі КЕКВ за загальним та спеціальним фондами. Для цього Наказом № 100 передбачено форму картки аналітичного обліку фактичних видатків (далі — картка фактичних видатків). Зауважимо, що за кожним видом коштів спеціального фонду складають окремі картки.

Картку фактичних видатків відкривають на місяць і заповнюють на підставі меморіальних ордерів. Суми відшкодованих фактичних видатків (повернутих на рахунки раніше проведених платежів) записують на зворотному боці картки.

Згідно із роз’ясненням Держказначейства від 03.11.2006 № 3.4-04/2413-10640 розпорядники бюджетних коштів відображають у бухгалтерському обліку господарські операції з використання тепло-, водо-, енергопостачання та послуг зв’язку у тому звітному періоді, в якому були отримані відповідні первинні документи, які підтверджують фактичне здійснення таких операцій.

Підсумовують показники, зазначені у картках аналітичного обліку фактичних видатків, за місяць та з початку року з урахуванням відновлених видатків. Надалі отримані суми переносять як залишки на початок місяця до картки, заведеної на наступний місяць.

Зауважимо, що фактичні видатки, як правило, не збігаються з касовими ні в часі, ні в сумі. Ба більше фактичні видатки часто перевищують касові. Це пояснюється тим, що фінансування бюджетної установи згідно з планом асигнувань відбувається із певною затримкою в часі.

Увага!

Перевіряльники під час ревізій, аби виявити нецільове використання бюджетних коштів та взяття до сплати зобов’язань понад затверджені асигнування, звіряють дані карток аналітичного обліку асигнувань, касових і фактичних видатків з даними форм фінансової звітності, меморіальних ордерів, виписок Казначейства та книги «Журнал-головна» (за формою № 308 (бюджет)). Якщо ж установа не матиме складених карток аналітичного обліку, це можуть кваліфікувати як ведення бухгалтерського обліку з порушенням установленого порядку та накласти штраф на посадових осіб у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян відповідно до статті 1642 Кодексу України про адміністративні правопорушення.



Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!