Головбух: Бюджет

Облік поштових марок за новими правилами

1591
Бюджетні установи свою ділову кореспонденцію — договори, листи, вітальні листівки — надсилають поштою. А отже, для цього їм знадобляться поштові марки. Які, своєю чергою, слід відображати в обліку. Облік поштових марок має певні труднощі. Адже поштові марки є водночас і грошовими документами, і еквівалентами грошових коштів. Розкриємо всі секрети обліку поштових марок по черзі.

Правила обліку поштових марок 2017 року змінилися із запровадженням у бюджетній сфері нового Плану рахунків. Розповімо, на що має звернути увагу бухгалтер бюджетної установи.

Поштові марки як засіб оплати послуг поштового зв’язку

Поштова марка — це державний знак, який є засобом оплати послуг поштового зв’язку, що надаються національним оператором (п. 3 Положення про знаки поштової оплати, затвердженого наказом Мінтрансзв’язку від 24.06.2010 № 388).

Ключовим у цьому визначенні є зарахування поштових марок до засобів оплати послуг поштового зв’язку.

Інакше кажучи, бюджетна установа в обмін на кошти отримує їх еквіваленти у вигляді поштових марок, які ми звикли називати грошовими документами. Тобто практично вона оплачує майбутні поштові послуги.

З огляду на це, вартість поштових марок установа списує на фактичні витрати після того, як отримає послуги у вигляді відправленої нею поштової кореспонденції.

Поштові марки як знаки поштової оплати треба належно зберігати, видавати у підзвіт та обліковувати.

Зміни в обліку поштових марок

Обліку поштових марок присвячено не одне роз’яснення компетентних відомств, зокрема Держказначейства у листі від 06.08.2014 № 17-13/743-18065 (далі — лист № 18065) та Мінфіну в листі від 10.08.2016 № 31-11420-07-10/23346. Утім, нині ними керуватися не можна, оскільки і Казначейство, і Мінфін у своїх листах посилалися на нормативні акти з бухгалтерського обліку бюджетних установ, які згідно з наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219 (далі — Наказ № 1219) з 01.01.2017 втратили чинність.

Натомість з 01.01.2017 цим наказом запроваджено:

Нині відповідно до Порядку застосування Плану рахунків та НП(с)БОДС 134 поштові марки є водночас грошовими документами та еквівалентами грошових коштів.

У ролі еквівалента грошових коштів вони є фінансовим активом. Це випливає з пункту 4 розділу І та пункту 2 розділу ІІ НП(с)БОДС 134.

З огляду на цю норму, приходимо до висновку стосовно обліку поштових марок. У складі фінансових активів знаки поштової оплати, тобто поштові марки, відповідно до Порядку застосування Плану рахунків обліковують:

  • у національній валюті на субрахунку 2213 «Грошові документи у національній валюті»;
  •  в іноземній валюті — 2214 «Грошові документи в іноземній валюті».

Оприбутковують поштові марки установи — і платники і неплатники ПДВ — за вартістю придбання без урахування суми ПДВ. Це випливає з проведення, зазначеного у рядку 5.9 Типової кореспонденції. До того ж третій абзац цього рядка повернув норму щодо відображення грошових документів (у нашій ситуації — поштових марок) на позабалансовому рахунку 08 «Бланки документів суворої звітності розпорядників бюджетних коштів».

Увага!

Мінфін повернув норму, за якою бюджетні установи обліковують знаки поштової оплати (маркований конверт, марковану картку, поштову марку художню, блок поштовий, малий аркуш, поштову марку стандартну) на позабалансовому рахунку 08, попри те що вони вже не належать до бланків документів суворої звітності.

Отже, знову маємо колізію в бухобліку грошових документів. Адже Порядок бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну від 02.04.2014 № 372, згідно з Наказом № 1219 втратив чинність. У ньому, зокрема, йшлося, що аналітичний облік грошових документів ведуть у порядку, визначеному для касових операцій. Лист № 18065, своєю чергою, роз’яснював: оскільки поштові марки — це грошові документи, які не є бланками суворої звітності, то їх облік не потрібно вести у типових формах, затверджених наказом Мінстату від 11.03.1996 № 67.

З огляду на зазначене, можна припустити, що для обліку поштових марок знову доведеться застосовувати типові форми, затверджені наказом Мінстату від 11.03.1996 № 67. Утім, це не так, оскільки відображення грошових документів, зокрема поштових марок, на позабалансовому рахунку 08 «Бланки документів суворої звітності розпорядників бюджетних коштів» не повертає їм статусу бланків документів суворої звітності. Однак зважаючи на обставини, що склалися, доведеться внести зміни до Положення про облікову політику.

Вносимо зміни стосовно обліку поштових марок до Положення про облікову політику

Під час внесення змін до Положення про облікову політику установи керуються нормами НП(с)БОДС 125 «Зміни облікових оцінок та виправлення помилок», затвердженого наказом Мінфіну від 24.12.2010 № 1629. При цьому вони мають визначити, який порядок обліку поштових марок (а точніше знаків поштової оплати) вони застосовують.

Зокрема, у Положенні про облікову політику слід зазначити, що облік знаків поштової оплати (облік поштових марок) як еквівалентів грошових коштів:

  • ведуть у порядку, визначеному для грошових коштів;
  • ведуть в окремих облікових регістрах, визначених для такого обліку в додатках до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 № 637;
  • оформлюючи операції зі знаками поштової оплати, на прибуткових та видаткових касових ордерах роблять напис або проставляють штамп «грошові документи».

Однак цього ще не досить. Сам порядок організації обліку знаків поштової оплати, у т. ч. у виданих підзвітним особам, має знайти відображення в Порядку організації бухгалтерського обліку в установі (далі — Порядок організації бухобліку).

Порядок організації бухгалтерського обліку поштових марок

Кожна бюджетна установа має належно організувати бухгалтерський облік грошових документів у вигляді поштових марок (у т. ч. надрукованих на поштових конвертах і поштових картках), які є засобом оплати послуг поштового зв’язку з пересилання письмової кореспонденції. Цього можна досягти, якщо Порядок організації бухобліку доповнити окремою главою «Облік операцій зі знаками поштової оплати»

Далі зупинимося на окремих аспектах обліку операцій із поштовими марками.

Оприбуткування від підзвітної особи та видача під звіт

Наразі придбані та повернуті з підзвіту поштові марки (у т. ч. надруковані на поштових конвертах та поштових картках) оприбутковують на підставі прибуткового касового ордера.

Поштові марки для використання видають з каси під звіт за розпорядженням керівника установи та на підставі видаткового касового ордера за типовою формою № КО-2, наведеною в додатку 3 до Положення про касові операції. Видають їх за потреби. На касових ордерах роблять напис або проставляють штамп «грошові документи».

Реєструють такі касові ордери в окремому Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів за типовою формою № КО-3, наведеною в додатку 4 до Положення про касові операції.

Також наведену в цих касових ордерах інформацію заносять до окремих аркушів Касової книги за типовою формою № КО-4, наведеною в додатку 5 до Положення про касові операції.

Щоб уникнути утворення за підзвітною особою дебіторської заборгованості, стежать за тим, щоб на кінець звітного періоду залишки невикористаних поштових  марок були повернуті з підзвіту до каси установи. Адже ці залишки мають зберігатися саме в касира або особи, на яку покладено виконання його обов’язків.

Облік поштових марок у підзвітної особи

Підзвітна особа, яка отримала поштові марки з каси, їх використання фіксує в Журналі реєстрації вихідних документів (далі — Журнал). Форму Журналу наведено в додатку 6 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Вибуття використаних поштових марок та повернення їх залишку з підзвіту

В останній день звітного місяця підзвітна особа на підставі записів Журналу звітує про використання поштових марок і невикористані їх залишки повертає до каси установи. Форму такого звіту законодавчо не встановлено. Тож на практиці бухгалтери, як правило, застосовують у своїй роботі Звіт про використання коштів.

Утім, форму такого звіту установа може розробити самостійно як додаток до Порядку організації бухобліку.

До Звіту про використання знаків поштової оплати підзвітна особа (секретар) додає Акт на списання використаних поштових марок. Акт складає комісія, призначена керівником установи, в довільній формі за даними звіту та Журналу.

Складення меморіальних ордерів

Дані відривної частини аркуша звіту для систематизації оборотів у касі за поточний місяць заносять до окремого меморіального ордера № 1 Накопичувальна відомість за касовими операціями, за формою № 380 (бюджет).

Субрахунки для обліку поштових марок

Операції з обліку поштових марок у бухгалтерському обліку бюджетні установи відображають проведеннями, зазначеними в рядках 5.9-5.11 Типової кореспонденції.

Як застосувати на практиці проведення з обліку поштових марок ми розповіли тут.

РЕЗЮМУЄМО. Поштові марки є еквівалентами грошових коштів. Тому зберігають їх у касі установи. Аналітичний облік поштових марок ведуть в окремих облікових регістрах, визначених для обліку грошових коштів у додатках до Положення про касові операції. На прибуткових і видаткових касових ордерах та на облікових регістрах роблять напис або проставляють штамп «грошові документи». Про це зазначають у Положенні про облікову політику установи.

Організацію обліку поштових марок, у т. ч. у підзвітних осіб, слід прописати в Порядку організації бухобліку. Тут мають знайти відображення окремі аспекти обліку операцій поштовими марками, наприклад такі, як:

  •  оприбуткування та видача під звіт еквівалентів грошових коштів;
  • облік їх у підзвітної особи;
  •  вибуття використаних марок та повернення залишку з підзвіту;
  •  оформлення окремого меморіального ордера № 1 Накопичувальна відомість за касовими операціями, форма № 380 (бюджет).

Бухгалтерські проведення визначені в рядках 5.9-5.11 Типової кореспонденції. 



Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!