Головбух: Бюджет

Як ФСС з ТВП перевіряє страхувальників і за які порушення варто очікувати покарання

1219
Органи ФСС з ТВП наділені повноваженнями на проведення перевірок установ-страхувальників. Тож час від часу вони навідуються до установ, аби перевірити, чи правильно останні використовують кошти ФСС з ТВП. Розповімо, на що саме має звернути увагу установа під час проведення перевірки ФСС з ТВП, а також наведемо типові порушення, які зазвичай виявляють перевіряльники.

Під час перевірки ФСС з ТВП керується постановою правління ФСС з ТВП «Про затвердження Інструкції про порядок проведення перевірок страхувальників по коштах Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, прийняття рішень за їх результатами та процедуру оскарження» від 22.12.2010 № 29 (далі — Інструкція). Саме цей документ встановлює основні вимоги до порядку проведення перевірок, застосування санкцій та їх оскарження страхувальниками.

Як і коли проводяться перевірки ФСС з ТВП

Перевірки ФСС з ТВП бувають плановими та позаплановими. Під час таких перевірок перевіряють документи за звітні періоди поточного та попередніх років, за які не проводили перевірку.

Періодичність проведення планових перевірок залежить від:

  • наявності (відсутності) витрат, заборгованості по коштах ФСС з ТВП;
  • кількості працівників.

Планові перевірки проводяться згідно з планами-графіками органу Фонду. Що враховують під час формування таких графіків?

Строки проведення планових перевірок органами ФСС з ТВП

Вимоги до установ-страхувальників

Коли проводять перевірки

Установи-страхувальники мають:

  • 250 і більше працівників;
  • витрати по коштах ФСС з ТВП

Перевірки проводять щороку.

Якщо порушень з використання коштів ФСС з ТВП немає і це встановлено попередньою перевіркою, наступну перевірку проводять не раніше ніж через два роки після проведення попередньої перевірки

Установи-страхувальники мають:

  • від 25 до 249 працівників;
  • витрати по коштах ФСС з ТВП

Перевірки проводять не рідше одного разу на два роки.

Якщо порушень з використання коштів ФСС з ТВП немає і це встановлено попередньою перевіркою, наступну перевірку проводять не раніше ніж через три роки після проведення попередньої перевірки

Установи-страхувальники мають:

  • менше 25 працівників;
  • витрати по коштах ФСС з ТВП

Перевірки проводять не рідше одного разу на три роки.

Якщо порушень з використання коштів ФСС з ТВП немає і це встановлено попередньою перевіркою, наступну перевірку проводять не раніше ніж через два чотири після проведення попередньої перевірки

Позапланові перевірки ФСС з ТВП проводять без попереднього повідомлення страхувальника за наявності визначених законодавством підстав.

Що саме перевіряють в установах під час перевірки ФСС з ТВП

Працівнику органу ФСС з ТВП, які прийшли до установи з перевіркою, перевіряють, зокрема:

  • правомірність призначення та виплати матеріального забезпечення застрахованим особам;
  • стан заборгованості по страхових коштах;
  • правомірність призначення та виплати матеріального забезпечення застрахованим особам;
  • правильність обчислення середньоденної заробітної плати, з якої обраховуються суми матеріального забезпечення застрахованим особам;
  • правомірність заявлення і використання страхових коштів, які надійшли від органів Фонду;
  • правомірність видачі та використання путівок на санаторно-курортне лікування працівниками та членами їх сімей та правильність ведення їх обліку, своєчасність сплати їх часткової вартості;
  • роботу комісії (уповноваженого) із соціального страхування установи;
  • відповідність даних бухгалтерського обліку даним звітності по коштах Фонду та даним статистичної звітності.

Що перевіряють під час перевірок ФСС з ТВП перевіряльники, проілюструємо в таблиці.

Обєкти перевірки

Примітки

Протоколи засідань комісії (рішення уповноваженого) із соціального страхування установи

Наявність комісії (уповноваженого) із соціального страхування установи і результат її роботи (протоколи) — це найперше, що перевіряють перевіряльники

Заяви-розрахунки для фінансування матеріального забезпечення застрахованих осіб за кошти ФСС

Перевіряльники від ФСС з ТВП ретельно перевіряють і власне розрахунки допомоги по тимчасовій непрацездатності і допомоги по вагітності та пологах застрахованим особам.

Особливо прискіпливо перевіряють розрахунки довготривалих лікарняних, де бухгалтері найчастіше припускаються помилок

Листки непрацездатності

Контроль за оформленням листків непрацездатності, дотриманням порядку їх видачі і продовження є важливою частиною перевірки.

Передусім перевіряльники дивляться, як оформлений листок непрацездатності. А, а саме чи:

  • підкреслене слово «первинний» або «продовження»;
  • зазначена причина непрацездатності;
  • є печатки лікаря при відкритті листків непрацездатності;
  • є кутовий штамп і печатка закладу охорони здоров’я

Копії посвідчень осіб, які постраждали від аварії на ЧАЕС, учасників війни та інші документи, що підтверджують їх право на пільги щодо оплати листків непрацездатності

-

Трудові книжки та «Індивідуальні відомості про застраховану особу» (форма № ОК-7-з) — для обчислення тривалості страхового стажу

Перевіряльники відстежують, чи правильно визначений страховий стаж працівника.

Якщо за одним страховим випадком тимчасової непрацездатності видано кілька листків непрацездатності як продовження попереднього, перевіряльники дивляться, чи не змінена тривалість страхового стажу ― адже вона завжди встановлюється саме на день настання страхового випадку.

Тобто якщо в період непрацездатності виповнюється стаж, який дає право на оплату листка непрацездатності у більшому розмірі, визначений розмір допомоги по тимчасовій непрацездатності не перераховується, оскільки це не передбачено законодавством

Табелі обліку використання робочого часу, графіки змінності

-

Розрахунково-платіжні відомості

-

Накладні стосовно путівок, копії квитанцій щодо часткової оплати вартості путівок на санаторно-курортне лікування, сплачених через установи банків; журнал обліку путівок до санаторно-курортних закладів, зворотні талони або довідки про факт перебування в санаторно-курортному закладі

-

Нагадаємо, що вимоги до оформлення листків непрацездатності встановлюють:

Шпаргалка бухгалтеру стосовно оформлення листка непрацездатності

На що звернути увагу в оформленні листка непрацездатності

На що це вплине

Не вказано, чи є листок непрацездатності первинним або продовженням попереднього.

Адже у листку непрацездатності мають бути підкреслені слова «первинний» чи «продовження» (у разі продовження листка непрацездатності — із зазначенням номера та серії попереднього). Так простежується один страховий випадок

За одним страховим випадком може бути видано кілька листків непрацездатності на продовження попередніх. При цьому перші п’ять днів тимчасової непрацездатності оплачують коштом роботодавця лише за первинним листком непрацездатності

Наявність позначки у графі «Відмітки про порушення режиму»

Така позначка є підставою для відмови в оплаті такого листка непрацездатності. Адже у разі порушення режиму, встановленого лікарем, або нез’явлення без поважних причин у призначений строк на медичний огляд працівник втрачає право на допомогу по тимчасовій непрацездатності з дня порушення на строк, установлений рішенням комісії (уповноваженого) із соціального страхування установи

Чи підкреслено код 5 — невиробнича травма в графі «Причина непрацездатності» лицьового боку листка непрацездатності

Якщо цей код підкреслено, то перевіряльники ФСС з ТВП можуть вимагати акт за формою НТ (якщо його було складено), а у разі його відсутності — письмові пояснення від потерпілого

Чи є у графі лицьового боку листка непрацездатності «Видачу листка непрацездатності дозволяю», виданого не за місцем постійного проживання (роботи) працівника (наприклад, під час перебування у відрядженні), підпис головного лікаря закладу охорони здоров’я, засвідчений круглою печаткою цього закладу

Без підпису і печатки ці листки непрацездатності вважаються оформленими неправильно

Де фіксують результати перевірки ФСС з ТВП

Результати перевірки перевіряльники фіксують в акті перевірки.

Акт має містити підписи як посадових осіб органу ФСС з ТВП, які проводили перевірку, так і керівника, головного бухгалтера (бухгалтера) або уповноваженої керівником особи та голови комісії (уповноваженого) із соціального страхування установи.

Тож усі перелічені особи в останній день перевірки повинні підписати обидва примірники акта перевірки.

Зверніть увагу на підписи

Посадова особа органу Фонду та керівник (головний бухгалтер (бухгалтер) чи уповноважена керівником особа) проставляють свої підписи на кожній сторінці акта. А на останній його сторінці має бути зазначена загальна кількість сторінок.

Один примірник акта перевірки вручають установі з відміткою про отримання, а другий залишається в посадових осіб органу ФСС з ТВП, які проводили перевірку, і надалі в цьому ж органі зберігається.

Зверніть увагу на зміст акта перевірки

В акті має бути зазначено:

  • за який період проведено перевірку;
  • які виявлено порушення виявлені під час перевірки — з посиланням на відповідну структурну одиницю нормативно-правового акта.

Порушення, які є типовими і повторюються, відображають у додатках до акта перевірки з детальним обґрунтуванням цих порушень.

До акта перевірки також долучають копії первинних або інших документів, які підтверджують наявність таких фактів порушень (наприклад: накази, заяви працівників, протоколи засідань комісії із соціального страхування, відомості, за якими працівники отримують додаткові блага в грошовому чи натуральному вигляді, графіки роботи тощо).



Зауважимо: 

якщо посадова особа установи-страхувальника відмовляється підписати та отримати акт перевірки, перевіряльники заносять до акта перевірки відповідний запис із складанням акта відмови від підпису акта перевірки та його отримання у двох примірниках (у довільній формі). 

Як застосовуватимуть санкції після перевірки ФСС з ТВП

За матеріалами акта перевірки керівник (його заступник) органу ФСС з ТВП ухвалює рішення про:

  • повернення коштів ФСС з ТВП;
  • застосування фінансових санкцій до установи-страхувальника.

Таке рішення надсилають до установи разом з листом про результати розгляду заперечень (при їх наявності) протягом 20 календарних днів з дня підписання акта перевірки. У рішеннях зазначаються суми коштів Фонду, що підлягають поверненню та відображенню в подальшому у звітах страхувальників.

Нагадуємо:

законодавство дає для установи-страхувальника лише три робочих дні для повернення одержаних від ФСС коштів, якщо вони не використані через перевищення одержаних коштів над фактичними витратами.

Тобто застосування фінансових санкцій за несвоєчасне повернення та повернення не в повному обсязі страхових коштів можливе тоді, коли отримані від ФСС кошти на виплату матеріального забезпечення працівникам використані не в повному обсязі, а невикористана частина коштів не була повернута протягом трьох робочих днів з дня останньої виплати допомоги працівникам за заявою-розрахунком, за якою отримано фінансування.

Як оскаржити результати перевірки, з якими ви не погоджуєтеся

Установа-страхувальник має право оскаржити рішення органу ФСС з ТВП.  Для цього вона у письмовій формі звертається до органу ФСС з ТВП, який прийняв рішення, із скаргою про перегляд цього рішення.

Зауважимо: скарга повинна бути подана органу ФСС протягом 10 календарних днів з дня отримання рішення, що оскаржується.

За результатами розгляду скарги керівник має ухвалити вмотивоване рішення та надіслати його страхувальнику протягом 20 календарних днів після отримання скарги. 

Скарга вважається повністю задоволеною на користь страхувальника, якщо:

  • вмотивоване рішення за скаргою страхувальника не надіслано страхувальнику протягом 20-денного строку
  •  рішення керівника органу Фонду (або його заступника) про продовження строків її розгляду не було надіслано страхувальнику до закінчення двадцятиденного строку.

Скарга вважається повністю задоволеною з дня, наступного за останнім днем зазначених строків.

Пам’ятайте: скарга на рішення органу Фонду, подана з дотриманням порядку і строків, визначених пунктом 7.1 Інструкції, зупиняє строки сплати страхових коштів і фінансових санкцій до винесення рішення органом Фонду вищого рівня або до дня набрання судовим рішенням законної сили.

8 типових порушень, які виявляють під час перевірки ФСС з ТВП

1. До загального трудового стажу включають періоди навчання в закладах освіти (університети, академії, інститути, технікуми, училища), розмір допомоги по тимчасовій непрацездатності встановлений без врахування страхового стажу.

2. Допомогу по тимчасовій непрацездатності оплачують з першого дня коштом ФСС з ТВП.

3. Для розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності замість заробітку за 12 місяців використана заробітна плата за місяць непрацездатності або вишукувались повні місяці роботи.

4. Допомога по тимчасовій непрацездатності виплачувалась особам, які перебували в відпустці без збереження заробітної плати.

5. Неправильно визначена кількість днів під час розрахунку середньоденної заробітної плати (з розрахункового періоду безпідставно виключено календарні дні).

6. Неправильно обчислена заробітна плата при розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності працівнику-суміснику.

7. Неправильно обчислена сума нарахованої зарплати у розрахунковому періоді для обчислення середньої заробітної плати (виплати, які носять разовий характер враховані в повному обсязі у місяці, який не відпрацьований повністю з поважних причин) за період до 04.07.2015.

8. Неправильно обчислена середньоденна зарплата для розрахунку допомоги по вагітності та пологах (застрахована особа перебувала у трудових відносинах з установою, перебувала у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, не мала заробітку з поважних причин). Розрахунок середньоденної заробітної плати бухгалтер установи провів на основі посадового окладу на момент настання страхового випадку, поділивши на кількість календарних днів в місяці настання страхового випадку.



Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!