Головбух: Бюджет

Використання електронних документів: як бути під час перевірки

429
Установа планує перейти на електронний документообіг. У разі якщо вона формуватиме первинні та зведені облікові документи в електронній формі, як їй бути під час перевірки? У якому форматі потрібно подавати документи працівникам контролюючого органу?

Аби зрозуміти основні вимоги до бухгалтерських електронних документів та електронного документообігу, звернімося спочатку до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі — Закон про бухоблік).

Так, він дозволяє застосовувати у бухгалтерському обліку первинні документи, складені в електронній формі. Однак висуває до установ умову — дотримати при цьому вимоги законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Та й у пункті 2 статті 9 Закону про бухоблік йдеться про те, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі. Однак вони повинні мати обов’язкові реквізити, визначені у цьому пункті.

Створення електронного документа завершується накладанням електронного   підпису (ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV).

Нагадаємо:

електронний цифровий підпис є різновидом електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача.

Електронний документ, який складено відповідно до вимог законодавства та який містить усі необхідні реквізити, аналогічний за юридичною силою документу, складеному у паперовому вигляді.

Отже, за дотримання означених умов установи можуть використовувати електронні документи.

Вимоги до зберігання електронних документів

Про зберігання електронних документів читаємо у пункті 6.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88, таку настанову.

Первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації:

  • у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях;
  • протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.

Подання документів в електронному вигляді під час перевірки

Як вимагає податкове законодавство, платники податків для цілей оподаткування зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі:

  • первинних документів;
  • регістрів бухгалтерського обліку;
  • фінансової звітності;
  • інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Якщо ж установа складає та зберігає первинні документи і регістри бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації, у разі перевірки їй доведеться все ж таки виготовити паперові копії цих документів.

Як зобов’язує пункт 6 статті 9 Закону про бухоблік, на вимогу правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами (як і на вимогу інших учасників господарських операцій), установа повинна за свій рахунок виготовити копії перелічених документів на паперових носіях.

Крім того, посадова (службова) особа контролюючого органу, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених Податковим кодексом України (ПК), має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (п. 85.8 ст. 85 ПК).

Отже, платники податків, які ведуть:

  • документи з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов'язань);
  • первинні документи;
  • регістри бухгалтерського обліку;
  • фінансову звітність;
  • інші документи, пов’язані з обчисленням та сплатою податків і зборів у електронному вигляді, —

зобов’язані при проведенні перевірок надати посадовим особам контролюючого органу на їх вимогу копії документів, що належать до предмета перевірки.

зобов’язані при проведенні перевірок надати посадовим особам контролюючого органу на їх вимогу копії документів, що належать до предмета перевірки.

А для електронного документа його копією на папері є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством. Цілісність електронного документа перевіряють, перевіривши електронний цифровий підпис.

На цій позиції наполягає ДФС у роз’ясненні від 03.03.2017 № 4451/6/99-99-14-03-03-15.



Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!